De geleidelijke maar soepele overgang naar Common Ground bij Visma Circle

Bas Retera
5 juli 2022

Common Ground. Het zal je niet vreemd meer in de oren klinken. Met z’n allen gaan we steeds meer richting een proces van informatie opvragen én opslaan bij de bron. Mocht dit nog onontgonnen terrein voor je zijn (en dat is niet erg hoor), dan verwijzen we je graag door naar ons whitepaper over Common Ground en ons artikel over API’s. In het artikel dat je nu aan het lezen bent, vertellen we je meer over onze visie op de transitie naar een werkwijze die in lijn staat met de methodes van Common Ground.

Een van de realisatieprincipes van Common Ground is ‘nieuw naast oud’. Met de invulling die wij aan dit principe geven, blijf je de vruchten plukken van het harde werk van de afgelopen jaren en maak je de transitie naar Common Ground met minimaal ongemak door.

Revolutie of evolutie?

Hierboven hadden we het over ‘nieuw naast oud’. Dat zou de indruk kunnen wekken dat je naast je bestaande informatiestructuur een nieuwe structuur vanaf het begin op gaat bouwen. Het klinkt misschien daadkrachtiger en flitsender om alles meteen in één keer aan te pakken dan om het rustig naast elkaar vorm te geven. Toch leidt het pad van de revolutie niet automatisch tot het resultaat dat je zoekt en het meest optimaal is – en het is wat betreft de ontwikkelingen rond Common Ground uiteindelijk zeker niet de weg van de minste weerstand. Wanneer je in één keer overstapt naar een nieuw systeem of een nieuwe benaderingswijze, kom je nogal wat problemen tegen, loop je het risico om waardevolle data uit het verleden kwijt te raken en ontstaat er veel inefficiëntie in het werken met informatie, wat onherroepelijk zal leiden tot verminderde dienstverlening. Dit leidt weer tot besluitvorming op basis van onvolledige informatie en frustraties onder het personeel.

HubSpot Video

Traditie in de digitale tijd

Gemeenten zijn organen die, zonder te overdrijven, al honderden jaren bestaan en al net zo lang informatie verwerken. Ze hebben een rijke historie en veel daarvan vindt zijn weerslag in de omvangrijke informatiehuishouding. Eeuwen of op z’n minst decennia aan besluiten en gebeurtenissen blijf je actief gebruiken en kun je niet van het ene op het andere moment achter je laten. Zonder afbreuk te willen doen aan collega’s die een rigoureuzer pad bewandelen: wanneer je een geheel nieuwe informatiehuishouding op gaat bouwen naast je oude informatiehuishouding, zul je rekening moeten houden met zowel dataversplintering als dataverlies. En laat je dat nou nét niet kunnen gebruiken.

Jarenlang onverenigbare systemen naast elkaar…

Alle waarde die je in de afgelopen jaren op hebt gebouwd in je bestaande informatiearchitectuur blijf je actief nodig hebben, nu en in de toekomst. Mocht je ervoor kiezen om een nieuwe informatiearchitectuur op te bouwen naast de oude, dan zul je gefaseerd steeds meer nieuwe data in je nieuwe informatiearchitectuur gaan gebruiken, terwijl andere gegevens nog altijd verwerkt worden in de oude informatiearchitectuur. Het is onmogelijk om de hele oude architectuur in één keer om te zetten. Gekoppelde vakapplicaties zullen namelijk allemaal in hun eigen tempo klaargemaakt worden voor Common Ground en in veel gevallen zijn upgrades naar nieuwe versies of zelfs geheel vervangende systemen noodzakelijk. Bovendien zou een dergelijk traject onbehapbaar zijn voor de gemeentelijke organisatie. Alles van ‘vroeger’ gebruik je dan dus nog lange tijd op de oude manier en al het nieuwe gaat gefaseerd over naar de nieuwe informatiearchitectuur.

…met alle gevolgen van dien…

Je wilt je dienstverlening blijven garanderen en weloverwogen besluiten blijven nemen op basis van een complete informatievoorziening. Dat is precies wat er schort aan de ‘rigoureuze’ methode. Een gefragmenteerde informatievoorziening zorgt voor frictie in alle lagen van je organisatie. Stel je maar eens voor dat een medewerker op het klantcontactcentrum voor de duur van de transitie constant informatie in twee platforms moet zoeken. En vergis je niet, zo’n transitie duurt jaren, ook in de ‘rigoureuze’ variant. Gedurende deze periode moeten je collega’s in beide systemen naar informatie zoeken. De burger of andere eindklant krijgt een onvolledig beeld; niet omdat jouw mensen niet goed genoeg hun best doen, maar omdat ze geen inzicht kunnen krijgen in de incomplete systemen. Frustratie alom.

… of zonder verlies blijven werken zoals je doet?

Het bovenstaande verhaal levert voor niemand voordeel op, behalve misschien voor de softwareleverancier die zegt met een snelle oplossing te komen voor het Common Ground-vraagstuk. Daarbij blijft het eerlijke verhaal achterwege. Want na afloop van de transitie, die in ieder scenario jaren zal duren, zit je nog steeds met twee systemen die op geen enkele manier met elkaar verbonden zijn. Je zult dan alsnog data moeten gaan migreren. Waarschijnlijk hoeven we je niet te vertellen dat dit een arbeidsintensief en foutgevoelig proces is. Relevante en gevoelige informatie kan zoek raken als je het niet goed doet en daar blijf je in de jaren die volgen last van houden.

De aanpak van Visma Circle

De stoere weg met een hoop bombarie is niet altijd de beste. Visma Circle kiest ervoor om alles rond Common Ground op een geleidelijke manier te introduceren, onderdeel voor onderdeel. We noemen dit de Common Ground-evolutie. Al direct kun je moderne applicaties die zover zijn, aansluiten via de Common Ground-principes en API’s, terwijl andere applicaties nog op basis van huidige standaarden gekoppeld blijven. Het grote voordeel daarvan is dat je kunt blijven werken in je bestaande systemen en niets over hoeft te zetten. Je medewerkers merken niets van de overgang en alle waardevolle informatie blijft eenvoudig beschikbaar. Ondertussen passen wij Djuma op de achtergrond verder aan, conform de principes van Common Ground. Dit doen we zonder datamigratie en zonder gegevensverlies. Zo werk jij lekker verder zonder hobbels of extra werk, maar ook zonder frustratie bij de eindgebruiker. Na een aantal jaar heb je exact hetzelfde resultaat: een informatiearchitectuur die volledig voldoet aan alle uitgangspunten van Common Ground. Uiteindelijk is dat toch wat je wilt?

Meer weten over Common Ground? Vraag Bas!

Bas Retera is onze in-huis expert op het gebied van Common Ground. Hij heeft duidelijke antwoorden over wat Common Ground voor jouw organisatie betekenen kan en waaraan je moet denken. Meer weten? Vul hieronder dan jouw gegevens in, dan neemt Bas contact met je op! 

Bas-Retera-API-Lab-Notificaties

Jij vindt deze items ook leuk

Deze items over agile

Inschrijven per e-mail