SintLucas, de creatieve mbo-instelling uit Eindhoven en Boxtel, vervangt haar papieren examenarchief door het cloud-native zaaksysteem Djuma. Met slimme webformulieren en een SURFconext-integratie bouwt het examenbureau aan foutloze, digitale studentendossiers direct vanuit de bron. Dit moet leiden tot één centraal en veilig diplomadossier, met aanzienlijk minder administratieve handelingen voor docenten. Wij spraken onlangs met Crista van der Sanden, Coördinator Examenbureau bij SintLucas, over deze aankomende transformatie.
Het examenproces binnen een creatieve vakschool is complex en divers. Veel examens zijn analoog en praktijkgericht, en de administratie ervan was dat tot voor kort ook. Examens werden door docenten via pdf-formulieren aangevraagd, waarna het examenbureau enveloppen met beoordelingsformulieren klaarlegde. Na het beoordelen belandden deze documenten in een kast met per student een hangmap.
Daarnaast zorgde moderne bewijslast, zoals audio- en video-opnames van mondelinge examens, voor een uitdaging. Digitale bestanden passen immers niet in een hangmap en werden bewaard op lokale schijven en in mailboxen. Om van de fysieke mappen af te komen, deed het examenbureau al eerder een poging tot digitalisering door documenten handmatig in te scannen. Dit bleek in de praktijk echter een tijdrovend schaduwarchief te worden. Crista voegt hier aan toe: "Als examenbureau wil je graag zinvol werk doen en niet onnodig veel tijd besteden aan het scannen en hernoemen van documenten."
SintLucas koos voor een structurele transformatie met Djuma van Visma Circle. Als een van de eerste mbo-instellingen in Nederland integreert de school Djuma Webformulieren met SurfConext. Hierdoor kunnen studenten en docenten straks veilig inloggen met hun eigen schoolaccount om processen te starten. De echte winst zit echter niet alleen in deze slimme intake aan de voorkant, maar juist in het vervolgproces: ook de daadwerkelijke beoordeling van de examens door docenten zal volledig plaatsvinden binnen de applicatie Djuma.
Waar docenten en studenten voorheen handmatig vrije tekstvelden vulden en een overvloed aan eigen keuzes maakten in opleidingsnamen, selecteren zij straks via handige drop-down menu’s direct de juiste gegevens. Djuma vangt de data meteen digitaal op in de unieke zaak van de student. Het eindeloze mailen over en weer en het bijhouden van eigen schaduwarchieven behoort dan tot het verleden. Omdat de communicatie en dossiervorming tussen student, docent en examenbureau eenduidig op één centrale plek komt te staan, ontstaat er een compleet en kwalitatief hoogwaardig dossier.
Bij Visma Circle geloven we dat IT helpend is, maar dat het om de mensen draait. Crista van der Sanden koos daarom voor een realistische, mensgerichte adoptie-aanpak. Om rust in de organisatie te bewaren, starten ze vanaf het nieuwe schooljaar volledig digitaal in Djuma voor het nieuwe cohort.
De reacties tijdens de live demo’s op de werkvloer waren erg enthousiast. Crista hierover: “De interface van Djuma is ontzettend duidelijk. Je hoeft er echt geen hogere wiskunde voor gestudeerd te hebben.” De logica wordt slim ingebouwd in Djuma, waardoor docenten straks veel minder handelingen hoeven te verrichten. Het risico op fouten wordt geminimaliseerd en dossiers kunnen simpelweg niet meer kwijtraken. Dat moet rust, overzicht en juridische zekerheid bij audits brengen.
De succesvolle implementatie van het diplomadossier is pas het begin. SintLucas zit momenteel midden in de overstap naar een nieuw Student Informatie Systeem (Osiris) en ziet in de toekomst een grote rol weggelegd voor verdere procesoptimalisatie met Djuma.
Crista vult aan: "Je zit nu direct in de zaak van de student. De kwaliteit van onze examinering gaat hierdoor flink omhoog."
SintLucas denkt al hardop na over het digitaliseren van de besluitvorming op Examencommissieniveau en daarnaast ziet Crista, met haar kennis van Djuma en haar organisatie, ook kansen in het digitaliseren van het volledige constructie- en vaststellingsproces van examens, of het inrichten van een centraal digitaal klachtenloket. Met Djuma heeft SintLucas een krachtig fundament in huis om haar informatiehuishouding continu te blijven verbeteren.
Herken je de uitdagingen rondom complexe examenstromen of worstel je met de overgang naar digitaal werken? Onze experts denken graag met je mee hoe we op een moderne manier met kwaliteitsverbetering rondom de informatievoorziening binnen jouw organisatie weer grip op de processen binnen het examenbureau kunnen krijgen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.