Gemeente Berg en Dal gaat live met zaaksysteem

Met trots kondigen wij aan dat de Gemeente Berg en Dal officieel live is gegaan met  Djuma van Visma Circle — een belangrijke stap in de doorontwikkeling van de gemeentelijke dienstverlening en interne processen.

Waarom deze stap?
De gemeente voert dienstverlening uit in honderden processen en ruim 450 zaaktypen daarvan zijn nu in Djuma ondergebracht, waaronder onder andere: bestuurlijke besluitvorming, inkoop & contractbeheer, subsidies, bezwaar & beroep. De visie op zaakgericht werken van gemeente Berg en Dal en hun Common Ground doelarchitectuur vormen een belangrijke kapstok voor de toekomstige keuzes in aanschaf en procesinrichting van applicaties. Maar ook voor de wijze waarop gegevens tússen applicaties slimmer uitgewisseld gaan worden. Om uiteindelijk aanvraagprocessen inzichtelijk te maken voor de frontoffice, inwoners én ondernemers.

Wat is er gerealiseerd?
Het project kent een indrukwekkende scope en omvang:

• Implementatie van genoemde procesdomeinen zoals bestuurlijke besluitvorming, inkoop & contractbeheer, subsidies, bezwaar & beroep (met ook de opgave voor projecten als toekomstige fase).
• Realisatie van 14 koppelingen en integraties met externe systemen en vakapplicaties.
• Gefaseerde livegang tussen februari en september: stap voor stap zijn processen in productie genomen, met als laatste fase de koppelingen met vakapplicaties en een conversie vanuit het eerdere zaaksysteem.

Hoe verliep de livegang?
De gefaseerde aanpak zorgde voor beheersbaarheid en borging. Daarbij had Berg en Dal ook oog voor de early adopters, collega’s die nieuwsgierig waren konden onder de noemer Djuma Dagen kennis maken met het nieuwe systeem. Helemaal zelfstandig konden ze al zaken doorlopen, met een enthousiast projectteam voor de nodige toelichting op wat er komen ging.

Vanaf februari hebben medewerkers al gewerkt in de nieuwe omgeving, waarbij vanaf september het volledige zaaksysteem inclusief integraties operationeel is. De conversie vanuit het vorige zaaksysteem was een complex vraagstuk door bestaande koppelingen. Dankzij een goede afstemming met diverse partijen hebben we deze samen tot een goed einde gebracht. De koppelingen met de vakapplicaties markeren het sluitstuk van deze eerste implementatiefase.

De livegang is soepel verlopen, mede dankzij intensieve samenwerking tussen de gemeente, Visma Circle en de key-users.

Wat betekent dit voor de organisatie en inwoners?
Dankzij deze stappen kan de gemeente haar zaakgericht werken verder professionaliseren:

• Medewerkers werken in één uniforme omgeving, met gebruikersvriendelijke overzichten waar ze met instructie en trainingen in zijn meegenomen.
• Inwoners profiteren sneller en consistenter van de dienstverlening: aanvragen, besluiten en afhandeling verlopen transparanter.
• De gemeente staat sterker in haar informatiehuishouding — één fundament voor archivering, dossiervorming en digitaal werken dat ook nog eens klaar is voor de Common Ground uitdagingen in de toekomst.

Wat volgt nog?
De livegang markeert niet het einde, maar juist een nieuw begin. In de komende periode staan de inrichting van Djuma Formulieren en Djuma Klantcontact op de agenda en daarnaast de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en Wet open overheid. De gemeente is zorgvuldig in haar planning en zal bepalen of ze deze vervolgstappen direct oppakt of in lijn met de uitrol van de nieuwe levensfase van Djuma.

Dankwoord
Wij bedanken de Gemeente Berg en Dal voor de mooie samenwerking, het vertrouwen en de gezamenlijke inspanning om dit succes mogelijk te maken. We kijken uit naar de verdere samenwerking en de vervolgstappen in het traject — op weg naar een optimaal, digitaal ingerichte organisatie.