Openheid als standaard, niet als uitzondering. Alles wat je moet weten over de Wet open overheid en wat je nu al verplicht bent te doen.
De Wet open overheid, afgekort de Woo, is een Nederlandse wet die sinds 1 mei 2022 van kracht is. De wet is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en heeft een centraal doel: overheids- en onderwijsorganisaties transparanter en toegankelijker maken voor inwoners, journalisten en andere belanghebbenden.
Het grootste verschil met de oude Wob is de verschuiving van reactief naar actief. Onder de Wob moest je als burger zelf een verzoek indienen om informatie op te vragen. De Woo draait dit om: organisaties zijn nu verplicht om informatie uit zichzelf te publiceren, zonder dat iemand erom hoeft te vragen. Dit noemen we actieve openbaarmaking.
Het doel van de Woo is om ervoor te zorgen dat bestuursorganen openheid en transparantie nastreven. Zij moeten zelf, op eigen initiatief, ten minste informatie binnen een aantal specifieke informatiecategorieën actief openbaar maken en waar mogelijk meer. Hierbij geldt al bij de start van de Woo een inspanningsverplichting om zoveel als mogelijk openbaar te maken. Op deze manier wordt de komende jaren steeds meer overheidsinformatie toegankelijk gemaakt voor iedereen.
Bij gemeenten heeft de Woo verhoudingsgewijs de grootste impact. Een flink deel van de dagelijkse werkprocessen, van vergunningverlening tot klachtafhandeling, valt onder een van de informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Dat maakt de Woo voor gemeenten geen randonderwerp, maar een onderdeel van de dagelijkse informatiehuishouding.
Ook provincies, waterschappen en omgevingsdiensten vallen onder de Woo, al is de impact hier doorgaans kleiner dan bij gemeenten. Bij provincies gaat het vaak om informatie rond ruimtelijke ordening, omgevingsvergunningen en subsidiebesluiten. Waterschappen krijgen er met name mee te maken bij vergunningverlening voor waterbeheer en onderhoudsprojecten, en omgevingsdiensten bij vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) namens gemeenten en provincies. Het raakt bij deze organisaties dus een specifieker, kleiner deel van de dagelijkse processen dan bij gemeenten, maar is daarmee niet minder verplicht.
Voor het onderwijs is de situatie iets genuanceerder. Publiekrechtelijke onderwijsinstellingen, zoals scholen die in stand worden gehouden door een gemeente of ander openbaar lichaam, vallen voor al hun taken onder de Woo. Schoolbesturen met een privaatrechtelijke rechtsvorm vallen alleen onder de Woo voor hun taken met openbaar gezag.
Daarnaast geldt dat bijzondere persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers niet actief openbaar gemaakt mogen worden. De privacyregels blijven dus altijd van toepassing.
Daar waar de impact op actieve openbaarmaking verschilt per type bestuursorgaan, kan het passieve openbaarmaking ofwel de Woo-verzoeken wel degelijk impact hebben, omdat de bewustwording van de Woo groeit in de maatschappij en we ook een groei zien in het aantal Woo-verzoeken dat wordt ontvangen.
De Woo bestaat inmiddels ruim vier jaar, maar wordt gefaseerd ingevoerd: steeds meer informatiecategorieën worden stap voor stap verplicht. Die uitrol liep vertraging op, mede doordat de eerder beoogde landelijke voorziening voor publicatie niet op tijd klaar was.
Recent is besloten om de wettelijke verplichting los te koppelen van die landelijke voorziening. Daarmee hoeft de wet niet langer te wachten op de ontwikkeling van een centraal systeem, en kan de verplichting voor de resterende informatiecategorieën naar verwachting sneller ingaan. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) heeft hier ook advies over uitgebracht, en heeft aangedrongen op meer vaart.
Wacht niet af tot alles definitief is vastgesteld, maar richt je informatiehuishouding zo in dat je zelf, decentraal, kunt publiceren, onafhankelijk van de status van een landelijke voorziening. Het tijdig hebben van een eigen publicatievoorziening geeft je ook de tijd om je organisatie hierop voor te bereiden en daar gaat uiteindelijk de meeste tijd in zitten.
De Woo verplicht bestuursorganen om informatie behorende tot zeventien informatiecategorieën actief openbaar te maken, waarvan elf van toepassing zijn op gemeenten. Denk aan vergaderstukken, beleidsdocumenten, subsidiegegevens, contracten en informatie over de organisatie en werkwijze.
De verplichting wordt stap voor stap ingevoerd via tranches. Sinds 1 november 2024 moeten gemeenten informatie openbaar maken over de organisatie, werkwijze, taken, bevoegdheden en bereikbaarheid van het bestuursorgaan. Daarnaast zijn beslisnota's, beleidsdocumenten, vergaderstukken van raadsvergaderingen inmiddels ook verplicht openbaar te maken.
Actief openbaar maken is de norm, maar dat betekent niet dat alles zomaar de deur uit kan. Voordat je informatie publiceert, moet je een aantal dingen op orde hebben:
Zie je dit als een checklist, dan geeft dat houvast: als je deze punten geregeld hebt, kun je met vertrouwen aan de openbaarmakingsplicht voldoen.
Naast het afhandelen van individuele verzoeken gelden er ook deadlines voor de actieve openbaarmaking van de zeventien informatiecategorieën. De eerste tranche is sinds 1 november 2024 verplicht en omvat informatie over de organisatie, werkwijze, taken en bereikbaarheid. Maar wacht vooral niet op de verplichting, probeer alvast meer actief te publiceren waar dit makkelijk kan en leer hoe je je verder kunt voorbereiden op brede actieve openbaarmaking.
Een bestuursorgaan moet binnen vier weken een besluit nemen op een Woo-verzoek. Deze termijn mag een keer worden verlengd met twee weken als het verzoek complex is of meer tijd vraagt.
Als de vastgestelde termijnen niet worden gehaald, leidt dit tot dwangsommen. In 2026 wordt de dwangsom als volgt opgebouwd: €23 per dag voor de eerste 14 dagen, €35 per dag voor de volgende 14 dagen en €45 per dag voor de laatste 14 dagen, met een maximum van €1.442 in totaal. Een verzoeker kan bovendien bezwaar maken en uiteindelijk naar de rechter stappen. Let op: een dwangsom vanuit de Woo staat los van een eventuele boete vanuit de AVG. Publiceer je bijvoorbeeld per ongeluk persoonsgegevens, of bewaar je informatie langer dan toegestaan, dan kan dat als datalek of overtreding apart tot een AVG-boete leiden, bovenop een eventuele dwangsom.
Het ACOI helpt organisaties met handleidingen om Woo-verzoeken te behandelen van Woo-verzoek tot Woo-besluit. Om een verzoeker goed mee te nemen in het proces is het delen van de voortgang en inzage in concepten op een veilige en betrouwbare manier van belang. Een beveiligde omgeving achter DigiD of eHerkenning is hierin dan ook de norm volgens de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (ofwel Wmebv).
Gedurende de behandeling van een Woo-verzoek kan er informatie worden gevonden, waarbij er derde-belanghebbenden zijn. Deze belanghebbenden moeten ook op een veilige en een betrouwbare manier hun zienswijze kunnen geven op de openbaar te maken informatie, waarbij dit wederom conform de norm van de Wmebv dient plaats te vinden.
Kortom, voorkom verder verlies van grip op informatie door allerlei mailverkeer en richt een systeem in dat medewerkers gedurende het hele Woo-traject faciliteert met volledige logging als verantwoording.
Wanneer een verzoeker het niet eens is met de beslissing, kan binnen zes weken bezwaar worden gemaakt. Wordt het bezwaar afgewezen, dan staat beroep open bij de bestuursrechter.
De Wet open overheid heeft ook een duidelijke relatie met de Archiefwet en dient dan ook rekening gehouden te worden met de bewaartermijnen van de openbaar gepubliceerde informatie. Het ACOI heeft nu als richtlijn meegegeven om openbaar gepubliceerde informatie 10 jaar te bewaren. Dit zal afgestemd moeten worden met de bewaartermijnen van de verschillende informatiecategorieën, zodat zowel aan de Woo als aan de Archiefwet wordt voldaan.
Een goede informatiehuishouding is de basis voor alles. Transparantie moet een vanzelfsprekend onderdeel van het werk zijn, niet een extra stap achteraf. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat informatie klopt en toegankelijk is. Dat vraagt om processen die vanaf het begin zijn ingericht op openheid. Zonder orde in je documenten en systemen kun je simpelweg niet voldoen aan de Woo.
Een goede aanpak begint met een nulmeting: waar staat je organisatie nu? Welke documenten zijn er, waar staan ze en hoe zijn ze gestructureerd? Vanuit dat inzicht kun je gericht werken aan verbeteringen in processen, systemen en werkwijzen.
Techniek alleen is niet voldoende. Medewerkers moeten weten wat de Woo van hen vraagt en hoe zij informatie correct registreren en opslaan. Bewustwordingstrainingen en heldere afspraken over informatiebeheer zijn onmisbaar.
Bij het inrichten van je publicatieproces is het de moeite waard om na te denken over hoe je publiceert, niet alleen wat. Sommige oplossingen werken met een kopie: documenten worden overgezet naar een apart publicatieplatform, los van het bronsysteem. Zo ontstaat feitelijk een tweede, "schaduw"-archief naast je eigenlijke administratie.
Dat past niet goed bij de bedoeling van de wet. De Woo is er juist op gericht om de overheid daadwerkelijk transparanter te maken en dat werkt beter als je rechtstreeks vanuit je bron publiceert, zonder tussenstap of kopie. Zo blijft er een actuele waarheid, in plaats van een origineel en een (mogelijk verouderde) publicatieversie naast elkaar.
Een zaaksysteem dat ingericht is op actieve openbaarmaking maakt het verschil. Het zorgt ervoor dat documenten automatisch op de juiste plek terechtkomen en vindbaar zijn via de Woo-index. Daarnaast moet je privacygevoelige informatie anonimiseren voordat je publiceert, en documenten waarmerken, zodat aantoonbaar blijft dat ze authentiek zijn en niet zijn aangepast. Met Djuma regel je dat allemaal in dezelfde omgeving, zodat actieve openbaarmaking geen extra klus is, maar een vanzelfsprekend onderdeel van je dagelijkse werk.
