In hun zoektocht naar verbetering van de melding openbare ruimte, kwam gemeente Veldhoven uit bij zaaksysteem Djuma. De flexibiliteit van het systeem en de prettige samenwerking met Visma Circle, bleken uitstekend te passen bij de wil om zoveel mogelijk in eigen huis te doen. Inmiddels is het zaaksysteem ook voor andere toepassingen ingericht. Dit doet Veldhoven met name zelf en dat werkt snel en effectief.
Zo kregen ze in coronatijd binnen twee weken de online formulieren voor de TOZO-regeling werkend. Plug-and-play én AVG-proof. “Ja daar kregen we veel complimenten over van de ondernemers in onze gemeente” vertelt Leon Klaassen, functioneel beheerder en verantwoordelijk voor de inrichting van het zaaksysteem van de gemeente Veldhoven. “Ook onze noodsteun voor maatschappelijke organisaties kon binnen twee weken live. Door korte lijntjes en gewoon testen en aanpassen in de praktijk, kom je snel tot een product. De flexibiliteit van Djuma maakt dat mogelijk.”
Naast Leon Klaassen maakte projectleider Albert Smallenbroek deel uit van het team dat onder meer de systeemeisen vaststelde. “Aanvankelijk gingen we op zoek naar losse applicaties maar kwamen uiteindelijk toch uit bij een nieuw zaaksysteem. Dit systeem moest passen bij onze klantcontactoplossing en een koppeling hebben met de basisregistratie. Djuma voldeed aan deze eisen.” De keuze voor Djuma en voor Visma Circle was toen gauw gemaakt. Tijdens de daaropvolgende implementatie hadden we even nodig om samen de weg te vinden, maar uiteindelijk is Veldhoven tevreden met het resultaat.
Vastleggen, monitoren en bijsturen van de werkafspraken bleek de belangrijkste navigator. Veldhoven hield daarom steeds de vinger aan de pols bij de gebruiker en paste aan waar nodig. Smallenbroek: “Wat je aan de tekentafel bedenkt, blijkt soms in de praktijk toch niet te werken. Zo hebben we in eerste instantie vijf zaaktypen gemaakt voor de openbare ruimte. De techniek heeft ons echter laten zien dat dit voor de burger teveel is. Dit hebben we nu teruggebracht naar één zaaktype. Tijdens de klantreis kun je dus nog bijsturen. Zodoende blijf je wendbaar naar de klantvraag. Daarin zit de kracht van Djuma.”
Inmiddels is het deel voor de openbare ruimte ingericht en worden ook andere onderdelen tijdens de rit uitgebouwd en aangepast aan de klantvraag. Dit doet het zaakgericht werken team met Leon Klaassen als voorman voornamelijk zelf. Visma Circle fungeert hierbij als achtervang. “Wij willen zelfstandig kunnen inrichten en daar leent Djuma zich uitstekend voor. Visma Circle is daarbij de juiste samenwerkingspartner. Ze snappen precies hoe wij het liefst werken. Van het begin tot de live-gang hebben zij aangegeven wat wel en niet kan en is alles goed uitgelegd. Zodoende hebben we het project, zelfs in de corona hectiek, snel en efficiënt kunnen afronden.”
Als een volwassen, modern en continu aan verbetering onderhevig zaaksysteem iets voor jullie overheidsorganisatie kan betekenen, dan moeten we snel contact met elkaar hebben. Laat je gegevens hieronder achter en volg de inmiddels meer dan 85 verschillende organisaties die al succesvol gebruik maken van Djuma als zaaksysteem, klantcontactsysteem
