De gemeente Someren introduceerde met Verseon succesvol het concept Zaakgericht Werken in de organisatie en was nu toe aan een volgende stap.
‘Er was behoefte aan een moderne, toekomstvaste applicatie. Vanaf het allereerste begin dat we in aanraking kwamen met Djuma ontstond er daarom veel enthousiasme’, vertelt Jos Roijakkers, projectleider implementatie Djuma. Reden genoeg voor Someren om de overstap te maken naar een nieuwe generatie zaaksysteem; Djuma!
‘Dat Djuma een erg gebruiksvriendelijke applicatie is, staat buiten kijf.’ Er was binnen de gemeente Someren vanaf het begin een hoog verwachtingspatroon want Djuma belooft veel verbeteringen. ‘Deze verwachtingen zijn absoluut waargemaakt. Het zoeken gaat een stuk sneller en de algehele performance is goed. Doordat Circle Software elke drie weken nieuwe features in Djuma vrijgeeft, merken we dat we gebruikers veel makkelijker betrokken houden. Als gemeente vinden wij het bovendien belangrijk ons zoveel mogelijk aan de standaarden te houden, zowel technisch op het gebied van koppelvlakken als bij de inrichting van het systeem. Djuma leent zich hier uitermate goed voor’.
In de overweging om de overstap vanuit Verseon naar Djuma te maken, was het voor Someren belangrijk dat ze de oude inrichting relatief snel konden overzetten naar Djuma zonder de noodzaak voor een hele uitgebreide implementatie. Dit was in het geval van Someren goed mogelijk omdat de gemeente in een eerder traject veel aandacht had besteed aan de menselijke en organisatorische kant van Zaakgericht Werken.
Toch was de overstap van Verseon naar Djuma vooral een organisatorische implementatie waarbij de technische implementatie ‘gewoon goed’ moest lopen, maar niet op de voorgrond stond. ‘Circle Software heeft een heldere aanpak rondom de implementatie. We hebben alle belangrijke bouwstenen doorlopen, zoals de Organisatiecheck, het herzien en opstellen van de Guidelines en natuurlijk het overzetten van de zaaktypen’.
Someren besteedde in het bijzonder tijdens de implementatie aandacht aan de huidige werkwijze in Verseon en hoe ze dit in Djuma konden realiseren. Hierdoor heeft de gemeente – ondanks dat ze haar processen niet wilde optimaliseren als onderdeel van dit migratietraject– voor bepaalde processen slimmere keuzes gemaakt in Djuma die leiden tot meer gebruikerstevredenheid. ‘We wilden aan de verwachtingen van de gebruikers voldoen. In het project keken we steeds weer hoe we onze keuzes in het voordeel van de gebruiker konden maken’.
De gemeente Someren is volledig overgestapt op Djuma. Terugkijkend op het traject ziet Jos in Circle Software een ander soort leverancier. ‘Jullie kijken verder en hebben oog voor ontwikkeling. Dat vind ik positief en het is een goede basis voor verdere doorontwikkeling in de toekomst’.
Naschrift Circle Software: Zoals in Someren en uit de verschillende implementaties van Djuma bleek schuilt de kracht van de implementatie-aanpak nu juist in de goed doordachte integraliteit van ervan!
Neem gerust contact met ons op! Het leidt hooguit tot koffie met een koekje.
