4 belangrijkste veranderingen die het vak van DIV-er klaar maken voor de toekomst

Wat een verschil. Vroeger had jij de touwtjes in handen als het ging om de documentaire informatievoorziening binnen je organisatie. Alle stukken die binnen kwamen moesten langs jou en jij zorgde ervoor dat ze compleet en op een deugdelijke manier hun weg naar het archief vonden.

Tegenwoordig is het wel anders. Alles is digitaal en al je collega’s hebben een eigen verantwoordelijkheid om te zorgen dat de zaakopbouw goed verloopt. Eigenlijk is iedereen een beetje DIV’er geworden, met wisselend succes. Alleen daarom al blijf je onmisbaar.

Toch is het belangrijk om mee te bewegen met de ontwikkelingen. Je werkzaamheden veranderen, maar alle medewerkers hebben jouw expertise nog steeds hard nodig. Kijkend naar de actuele trends ben je waardevoller dan ooit. We leggen je graag uit hoe dat zit aan de hand van de vier belangrijkste veranderingen die je vak in onze ogen vorm moeten gaan geven.

1. Van registratie naar validatie

Nog steeds krijgt je organisatie stapels post binnen. Al dat materiaal moet zoals gebruikelijk langs jou. Maar als iedereen mag profiteren van digitalisatie, waarom jij dan niet?

Met Djumalytics doe je hetzelfde registratiewerk in een fractie van de tijd. Op basis van big data en kunstmatige intelligentie classificeert Djumalytics het binnengekomen materiaal, waarna je gerichte suggesties krijgt naar de aard van het binnengekomen stuk. Is iets een klacht, aanvraag of bezwaarschrift? Djumalytics ziet het.

Door de koppeling met de basisregistraties BRP en NHR achterhaalt Djumalytics informatie, zoals NAW-gegevens. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is te valideren. Zit het algoritme er een keer naast en klopt de classificatie niet? Jij geeft het aan en Djumalytics weet het voor de volgende keer. Zo wordt de tool steeds slimmer en houd jij tijd over.

2. Van alles archiveren naar gerichte kwaliteitscontroles

Bij elke zaak die het archief in gaat, heb je de juiste informatie en de juiste stukken nodig. Jij weet als geen ander dat het verzamelen hiervan een intensief en foutgevoelig werk is. Djuma helpt een eindgebruiker hierbij.

Ontbreekt er iets in het dossier? Je krijgt een seintje en weet wat je aan moet vullen. Zo ben je tijdens het werk aan de zaak al meteen bezig met de opbouw van je zaak en hoef je niet naderhand alles bij elkaar te gaan zoeken. Jij kunt je nu concentreren op steekproeven waarmee je de kwaliteit in de gaten houdt. Kloppen de tien dossiers die je controleert? Dan weet je dat het systeem werkt. Alweer houd je tijd over!

3. Borgen van correcte zaakopbouw: van achteraf naar tijdens het proces

Juist tijdens het proces van zaakopbouw houd je nu de vinger aan de pols.

Stel dat er een grote zaak met veel stukken in behandeling is, zoals een evenementenvergunning. Daar zijn vaak veel deelzaken bij betrokken. Uiteraard kunnen hier dingen fout gaan of ontbreken. Dit hoef je niet naderhand uit te gaan zoeken zoals je gewend bent, maar constateer je meteen en los je dus ook direct op. Hierbij is het mooie ook weer dat het de volgende keer dus niet meer gebeurt. Dit vraagt om lef en om andere competenties. Ga maar eens het gesprek aan met die beleidsmedewerker of het hoofd bedrijfsvoering om hem of haar te coachen of te voorzien van advies!

4. Van passief controleren naar actief adviseren

Hier ligt misschien wel je grootste nieuwe kracht. Door jouw expertise en het groeiende belang van informatie in het algemeen, ben je van onmisbaar belang op elk moment van een proces.

Jouw specialisme wordt vanaf nu gevraagd bij het implementeren van nieuwe wetgeving of een nieuw systeem. Hoe gaan we het digitale archief inrichten voor het nieuwe project? Dit is jouw gebied, hier kun je jouw meerwaarde laten zien! En je doet jezelf er ook een plezier mee. Al die zogenaamde mede-DIV’ers waarover we het in het begin hadden, weten meteen hoe documentaire informatievoorziening écht in zijn werk gaat.

Visma Circle stoomt je klaar voor de toekomst

De werkzaamheden van de DIV-medewerker bestaan uit registreren, archiveren, controleren, regie voeren en adviseren. Jij moet je tijd tussen deze vijf kerntaken verdelen. 

Zoals je hebt gelezen, heb je met Djuma en Djumalytics minder tijd nodig voor die eerste twee taken, waardoor je logischerwijs meer tijd krijgt voor de andere drie!

We begrijpen dat dat best een omschakeling is. Daarom kijken we graag samen hoe jij jouw nieuwe rol vorm kunt gaan geven op een toekomstbestendige manier. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden of maak een afspraak voor een adviestraject.