Overheidsorganisaties staan midden in de samenleving. Hun organisatiegrenzen worden steeds minder hard. Meer en meer moeten ze samenwerken met specialisten buiten de eigen organisatie. Wij zien dat ketensamenwerking vooral van belang is bij het samenwerken aan projecten en maken van beleid. Hoe organiseer je dit op een laagdrempelige en veilige manier?
Grote overheidsdossiers zoals bijvoorbeeld de aanpak van COVID-19 en het Stikstof-dossier wijzen erop; je kan dit als overheidsorganisatie niet meer alleen. Gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen moeten effectief kunnen samenwerken met andere overheids- en externe partijen om samen succesvol te kunnen zijn.
Beleid ontstaat niet alleen; samenwerking in de regio en in de keten is nodig om omgevingsvisies en decentrale regels op elkaar af te stemmen. Ook willen we voorkomen dat een initiatiefnemer langs verschillende overheidsloketten moet en te maken krijgt met verschillende regels. Dit vraagt wat van deze organisaties! Als overheid moet je afstemming organiseren binnen de regio met de provincie, of het waterschap en met uitvoeringsorganisaties zoals GGD, de omgevingsdienst en de veiligheidsregio. Ga er maar aanstaan.
Naast beleid werken ze veelvuldig aan projecten samen. Wij zien dat allerlei afdelingen hun projectmatige samenwerking op hun eigen manier invullen. Niet gek ook, er is namelijk een wezenlijk verschil tussen een eenvoudig projectje met één externe en een groot meerjarig durend project/programma met vele verschillende fases en talloze (interne én externe) deelnemers.
Ongeacht de soort en aard van de samenwerking ontstaat de behoefte om digitaal te vergaderen en informatie uit te wisselen in de vorm van documenten en bestanden. Daarnaast willen verschillende betrokkenen – afhankelijk van de soort samenwerking – eigen applicaties en tools aan een samenwerkomgeving toevoegen.
Laten we daar eens dieper op inzoomen.
2020 bewees het eens te meer; fysiek overleg is niet altijd nodig en in sommige situaties zelfs onnodig tijdrovend. Bijvoorbeeld door reistijd. Vaak kan een kort overleg uitstekend via een videovergadering waar de deelnemers elkaar kunnen zien en horen. Ze bespreken documenten en reageren op elkaars feedback, ongeacht hun fysieke locatie. De enige vereiste? Een microfoon, videocamera en een werkende internetverbinding.
Tegenwoordig kan iedereen een video conference of online vergadering starten. Aanmaken, link versturen en klaar!
Het opzetten van een video conference of vergadering is relatief eenvoudig. Je stuurt vanuit je e-mailapplicatie een vergaderuitnodiging. Op het voorgestelde tijdstip kan vervolgens iedereen deelnemen aan vergadering. Deelnemers kunnen chatten en hun scherm delen. Sommige applicaties bieden ook oplossingen zoals een whiteboard om creatief te workshoppen. Iedereen spaart ook nog eens de reistijd uit en kan die tijd voor andere werkzaamheden benutten. Is dit altijd een goed alternatief voor een echte bijeenkomst? Nee, niet altijd, maar wel vaak!
Als iemand onverhoopt afwezig is, kan de organisator de vergadering integraal opnemen met instemming van alle deelnemers. Voor de geïnteresseerden zetten sommige vergaderapplicaties tegenwoordig zelfs het gesproken woord naar tekst om. Dat kan handig zijn bij het terugzoeken van een specifieke passage. Veelal hoeven externe deelnemers niet eens een eigen licentie te hebben. Zo maken externen gebruik van de bestaande Microsoft Teams/BlueJeans/GoToMeeting licentie die hun organisatie al heeft.
.jpg?width=800&name=Gebruikers(vriendelijkheid).jpg)
Het laagdrempelig delen van documenten was nog nooit zo eenvoudig als nu. Daar zijn meerdere toepassingen voor. Naast de “ouderwetse” netwerkschijf en de mail zou dit ook kunnen met eenvoudige verzendapplicaties zoals WeTransfer. Daarnaast zijn er talloze externe cloud-omgevingen die bestanden opslaan en je met meerdere personen aan documenten laten werken. In de praktijk zien wij dat – als de organisatie zelf geen tool beschikbaar stelt – gebruikers cloudapplicaties zoals Dropbox of Google Drive vanzelf gaan gebruiken, dat zijn ze ook vanuit thuis gewend.
Maar om het op een veilig manier te doen, dát is een ander verhaal.
Er zitten verschillen tussen de applicaties (wij hebben in deze infographic de belangrijkste facetten hiervan eenvoudig op een rijtje gezet). Het grote verschil tussen diverse cloud applicaties en door de organisatie geleverde applicaties zoals Microsoft Teams is de ondersteuning voor Data Governance. Als organisaties zelf tools ter beschikking hiervoor stellen, dan vinden het beheer en de regie van de documenten door jouw overheidsorganisatie plaats. Dit biedt voordelen; het risico dat belangrijke documenten en besluiten buiten zicht van jouw organisatie rondzwerven is dan ineens veel kleiner.
Het belang van samenwerken neemt steeds verder toe. Hiervoor gebruikt men vaak Microsoft Teams, in onze ogen de perfecte tool voor het ondersteunen van vrije interne en externe samenwerking in overheidsorganisaties. Collega’s kan je makkelijk aan een team toevoegen. Ook externen kun je gecontroleerd uitnodigen; deze krijgen dan een gastaccount onder controle van je eigen organisatie. Binnen de instellingen van Teams kun je precies aangeven wat gasten wel en niet mogen bekijken.
Jij blijft dus in control!
Het lijkt dus de ideale tool om de oubollige netwerkschijf en eerder genoemde cloudapplicaties zoals Dropbox en Google Drive te vervangen. Het biedt minimaal dezelfde functionaliteit; eerder nog iets meer, op een slimme geïntegreerde manier, maar dan wél veilige en gecontroleerd.
Ook het hierboven genoemde videovergaderen en de integratie met je Microsoft Office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint is standaard aanwezig. Daarnaast is Microsoft Teams een samenwerkingshub; het biedt de mogelijkheid om allerlei applicaties samen te brengen. Dat is prettig; want er is vaak behoefte om specifieke applicaties aan te haken. Als voorbeeld zien wij binnen overheidsinstanties de behoefte ontstaan om een zaaksysteem zoals Djuma van Visma Circle hieraan toe te voegen.
Meer weten over hoe wij het werken over de keten ondersteunen? Bekijk dan de Checklist: "Wat heb ik nodig om samenwerkingsomgeving beter te structuren" hier:
