“Centraal registreren en archiveren gaat om de mindset, de tool is vers twee”

Hoe kunnen we alle informatie rondom een proces of student in één centraal systeem vastleggen en verwerken? Met die vraag kwam het Limburgse VISTA College bij Visma Circle en ontdekte dat de sleutel ligt in de manier van denken en werken. En vooral in de vraag waarom je iets doet. Initieel vroeg VISTA om een postregistratiesysteem, maar al snel werd duidelijk dat er meer behoefte was aan een zaaksysteem dat in de breedte van de processen de medewerker ondersteunde.

De Why, How en What benadering van Visma Circle vormt de basis voor het (inmiddels ingerichte) Djuma Zaaksysteem, waarin ze bij VISTA college ook later de studenten-, examen- en personeelsdossiers vastleggen. Bovendien worden alle documenten op de vereiste wijze (conform DSP) opgeslagen, bewaard en vernietigd.

Eilandvorming

In dit hele proces spelen de medewerkers zelf de hoofdrol. Frans Schröder (verantwoordelijke voor Informatievoorziening in de bedrijfsvoering) licht toe waarom dit bij deze 15.000 studenten tellende onderwijsorganisatie zo’n belangrijk issue is. “Toen we dit project startten, was er sprake van ‘eilandvorming’ in ons documentbeheer. Documenten werden op verschillende manieren en op verschillende locaties geregistreerd, documenten werden dubbel opgeslagen en gearchiveerd in eigen systemen. Dit leidde tot een wildgroei aan archiefwaardige documenten, bemoeilijkte het vinden en delen van dossiers en we voldeden niet aan wettelijke eisen, zoals bewaartermijnen. Djuma vult voor ons de rol in van centrale oplossing rondom documenten en informatiebeheer en daarmee zijn we onafhankelijk van de (on)mogelijkheden die een SIS, ERP of ELO/LMS bieden: er is één centrale waarheid rondom documenten en archief en die staat in Djuma."

Integrale aanpak

Met deze uitdaging voor ogen besloot het VISTA college - als eerste MBO-onderwijsinstelling in Nederland - te gaan voor een integraal systeem. Djuma bleek hiervoor het best geschikt. Harrie Berger (projectleider projectbureau): “Daarbij stelden wij als voorwaarde dat mensen konden blijven werken met de bestaande systemen zoals AFAS en Eduarte. Daarnaast wilden we eerst een voorbeeldproject. Dat is de postregistratie geworden omdat daar urgentie op zat. Met de medewerkers op de diverse poststroomplekken zijn we vanaf de basis aan de slag gegaan. Stap voor stap door een gefaseerde aanpak.”

Basis op orde

Vooral fase 0: draaiend om het op orde krijgen van de basis, was een traject waarin het projectteam veel tijd en energie heeft gestopt. Berger: “Dat zou ik iedere onderwijsinstelling adviseren die deze overstap overweegt. Want als je de basis op orde hebt, dan heeft dat zijn uitwerking op het gehele proces en ook op de motivatie van de mensen die ermee gaan werken.” 

Stapsgewijs

Fase 1 betreft het daadwerkelijk aan de slag gaan met de studentendossiers en andere poststromen. Een deel daarvan is inmiddels afgerond en de rest volgt later dit jaar. Daarna zijn de examenafdeling, HR en finance aan de beurt om uiteindelijk over te gaan naar Office 365. Schröder: “We laten de mensen nu nog werken met hun eigen systeem en laten ze vast wennen aan het nieuwe Djuma Zaaksysteem (in eerste instantie voor de verwerking van binnenkomende post). Zo werken we stapsgewijs toe naar een systeem waarin enkelvoudige opslag en archief, maar ook bijvoorbeeld de hele totstandkoming en wijzigingen van een dossier zijn gewaarborgd.”

Medewerkers betrekken

Deze gefaseerde aanpak is tevens nodig om mensen enthousiast te maken tijdens de implementatie, vult Berger aan. “Hoewel de mensen nu ambassadeurs zijn, hebben we vooral in het begin toch te maken gehad met weerstand. Mensen vonden hun oude systemen fijner en zagen op tegen de verandering. Om mensen dan toch mee te krijgen, moet je een luisterend oor bieden. En vooral niet te snel gaan. Zodra mensen gaan merken dat het systeem goed werkt, komt het enthousiasme vanzelf.”

Co-Creatie

“In dit gewenningsproces hebben we veel gehad aan de ervaring van Visma Circle. Vooral de aanpak met behulp van gamification heeft het enthousiasme hier flink aangewakkerd. Denk hierbij aan het spelenderwijs door middel van games de gebruiker laten ervaren hoe de huidige versus nieuwe manier van werken leidt tot een efficiëntere manier van werken. Maar ook het delen van successen en het inzetten van onze ambassadeurs tijdens de Djuma Experience Day. Daarbij halen we de projectleden uit hun normale werkomstandigheden en laten hen door workshops en gamification de nieuwe manier van werken ervaren Een goed begin is tenslotte het halve werk! Daarin zit wat mij betreft de kracht van Visma Circle. De flexibiliteit van Djuma is fijn maar wij zijn vooral blij met hun blik op het hele proces en de manier van samenwerken. Ze kijken naar wat het beste past bij onze organisatie. Dat is echt co-creatie.”

VISTA college ontstond uit een fusie in 2019 tussen Arcus College en ROC Leeuwenborgh en is een onderwijsorganisatie voor Middelbaar Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie in de regio’s Maastricht, Parkstad en Sittard-Geleen. De organisatie verzorgt met ca. 1.500 medewerkers onderwijs aan ca. 15.000 studenten.

Doelen van VISTA College 

Uit het bestek - een document in het aanbestedingsproces - blijkt duidelijk welke doelen VISTA College nastreeft:

1. Eenduidige werkwijze
   Proces-, informatie- en zaakgericht werken door de gebruikers- en beheerorganisatie VISTA college (inclusief relevante partners). 
2. Vindbaarheid
   Het breed vindbaar en beschikbaar maken van documenten, ook buiten het proces en het primaire systeem waarin de documenten zijn ontstaan. Hierbij dient in acht te worden genomen dat toegang en gebruik van informatie uitsluitend mogelijk is op basis van het organogram, functie en rol. 
3. Delen en samenwerken
   Het faciliteren van samenwerking in allerlei (tijdelijke of permanente) groepen en projecten, door het mogelijk te maken dat studenten, docenten en medewerkers een gezamenlijk plek hebben om documenten te ordenen en te delen.