AdobeStock_101819112_Bergen(Lb)

Maak van de overstap naar zaakgericht werken een feestje!

Wouter van den Eerenbeemt
6 april 2023

Ze bestaan nog. Organisaties waar veelal nog handmatig en met papier gewerkt wordt. Gemeente Bergen in Limburg was daar een voorbeeld van. Onder meer omdat eerdere digitaliseringsslagen niet bleken te werken. Hoe dan de omslag naar zaakgericht werken, wél te laten slagen? Door Djuma als tool, mooi teamwork en vooral om succes samen te vieren. 

“Je moet mensen enthousiast maken. Vooral voor iets waar ze tegenop zien. Daar komt bij dat de ambtenaren van tegenwoordig wel heel veel op hun bordje krijgen. Dan zit niet iedereen te wachten op een nieuw digitaliseringssysteem dat een ommezwaai van hen verwacht. Daarom moet je komen met iets dat hun werkproces beter maakt. Iets waar ze echt mee geholpen zijn. Djuma is hiervoor de perfecte oplossing.” 

Aan het woord is Ruud van den Einden (Coördinator Informatie). Hij kwam pas in de organisatie binnen toen de keuze voor Djuma al gemaakt was, maar werd in zijn nieuwe functie wel verantwoordelijk voor het slagen van het project. “Sterker nog, het was de voorbeeldcasus die ik moest presenteren aan de organisatie tijdens mijn sollicitatieprocedure." Daarin werd mij gevraagd hoe ik dit zou aanpakken. Ik zei toen dat je er een gezamenlijk feestje van moet maken. "En dat is het ook geworden.”

Van analoog naar digitaal zaakgericht werken in een gemeente is een proces waarbij verschillende stappen en veranderingen nodig zijn. Het gebruik van Djuma, een zaaksysteem dat speciaal ontwikkeld is voor gemeenten en onderwijsinstellingen, kan hierbij helpen.

Djuma is een softwareoplossing die gemeenten ondersteunt bij het zaakgericht werken. Het biedt functionaliteiten voor het registreren, afhandelen en bewaken van zaken en processen binnen de gemeentelijke organisatie. Met Djuma kunnen gemeenten hun dienstverlening verbeteren, de efficiëntie verhogen en transparantie bieden aan hun inwoners en ondernemers.

Het implementeren van Djuma vereist een aantal stappen volgens Ruud:

Analyse

Allereerst is het belangrijk om met de organisatie samen te analyseren welke processen binnen de gemeente zaakgericht kunnen worden ingericht. Hierbij kan een externe adviseur worden ingeschakeld die ervaring heeft met het inzichtelijk maken van de processen.

Inrichting

Nadat de processen zijn geanalyseerd, kan Djuma worden ingericht. Hierbij moeten onder andere zaaktypen, zaakstatussen en nieuwe manieren van werken worden vastgesteld binnen de organisatie. Daarnaast testen medewerkers de inrichting van hun processen en moeten de medewerkers worden getraind in het gebruik van Djuma.

Invoering

Na de inrichting kan Djuma worden ingevoerd. Dit kan gefaseerd gebeuren, waarbij eerst een aantal processen worden overgezet naar Djuma. Gedurende het hele proces moet er aandacht zijn voor communicatie naar medewerkers en externe belanghebbenden.

Feestje

Als je jouw medewerkers meeneemt in alle stappen van de migratie naar het nieuwe zaaksysteem zorg je automatisch voor een hogere adoptie. Je mensen moeten er op een prettige - bijna speelse - manier kennis mee leren maken om de mogelijkheden van het systeem te gaan begrijpen. Met gamification snappen ze snel wat de voordelen voor hen zijn. Kortom: we bouwen samen een feestje!

Evaluatie 

Tijdens en na de invoering van Djuma is het belangrijk om te evalueren of de doelen zijn behaald. Hierbij kan worden gekeken naar de efficiëntie, de kwaliteit van de dienstverlening en de tevredenheid van inwoners en medewerkers. Op basis van de evaluatie kunnen eventueel aanpassingen worden gedaan.

“Naar mijn ervaring vraagt het implementeren van Djuma om een verandering van werkwijze binnen de gemeentelijke organisatie." Daarom is het belangrijk om medewerkers goed te betrekken in het hele proces en hen te trainen in het gebruik van Djuma. De professionals van Visma Circle hebben onze gemeente hierbij met slimme implementatiediensten voorzien van gamificatie en de intentie om draagvlak te vergroten door alle stakeholders te betrekken.", vervolgt Ruud.

“Afsluitend wil ik niet onvermeld laten dat er continu aandacht moet zijn voor communicatie over dit project naar alle, zowel interne - als externe belanghebbenden, zodat zij op de hoogte zijn van de veranderingen en weten wat zij kunnen verwachten van de gemeente.”

Daarmee zijn wij het bij Visma Circle natuurlijk 100% eens. Alleen zo creëer je als publieke instelling een toegankelijke en transparante organisatie die voor iedereen laagdrempelig benaderbaar is.

Jij vindt deze items ook leuk

Deze items over Implementatie

Inschrijven per e-mail