door Wouter van den Eerenbeemt, op 24 juni 2025
Shared Service Centrum Ons koos onlangs door middel van een Europese Openbare Aanbesteding voor 3 van haar deelnemers (Dalfsen, Westerveld en Zwartewaterland) voor Djuma. Direct aansluitend aan de voorlopige gunning stelde men meteen de proef op de som met een proof-of-concept uit te voeren. Waardoor de betrokken medewerkers het gebruikersvriendelijke karakter van Djuma meteen ervoeren, met een succesvol eindresultaat!
Shared Service Centrum Ons (hierna SSC Ons) voert taken uit in opdracht van haar deelnemende organisaties. Partners die vallen onder SSC Ons zijn de gemeenten Zwolle, Kampen, Ommen, Dalfsen, Westerveld en Zwartewaterland en de provincie Overijssel. Vanuit het inkoopteam van SSC Ons is de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem uitgevoerd voor specifiek de gemeenten Dalfsen, Westerveld en Zwartewaterland.
De gemeente Dalfsen is een plattelandsgemeente in de provincie Overijssel met ongeveer 29.700 inwoners en 3.830 inwoners. De gemeente werkt momenteel al zaakgericht met een ouder zaaksysteem. Ze zochten een nieuw, intuïtief en gebruikersvriendelijk zaaksysteem. Naar verwachting zullen 350 medewerkers gebruik gaan maken van Djuma.
De gemeente Westerveld ligt in Zuidwest-Drenthe. De gemeente bestaat voor het grootste deel uit agrarisch terrein, bos en open natuurlijk terrein. In de gemeente wonen ongeveer 20.000 inwoners en zijn 2960 ondernemers actief. Sinds 2017 werkt de gemeente Westerveld al volledig zaakgericht, maar ook met een verouderd zaaksysteem.. Westerveld wil het nieuwe systeem graag efficiënter en gebruiksvriendelijker inzetten. Het blijft bij hen het centrale toegangspunt voor informatie voor onder andere het klantcontactcentrum en DIV.
Naast koppelingen met backoffice-applicaties zullen ze Djuma voor de meer generieke processen en bestuurlijke besluitvorming nodig hebben. Naar verwachting zullen ongeveer 250 medewerkers gebruik gaan maken van het zaaksysteem.
De gemeente Zwartewaterland is een van de kleinere plattelandsgemeenten in Overijssel en ligt prachtig in het stroomgebied van het Zwartewater, in Noordwest Overijssel. De gemeente is op 1 januari 2001 ontstaan en telt ongeveer 23.000 inwoners en 2820 ondernemers.
Zwartewaterland heeft eveneens een verouderd zaaksysteem in gebruik. Bij de implementatie is het ingericht als postregistratiesysteem. Van daaruit is geprobeerd om het systeem ook in te zetten voor de transitie naar zaakgericht werken. Maar dat is tot op heden niet van de grond gekomen.
Djuma gaat voor hen vooral dienen als (vak) applicatie voor de bestuurlijke en management processen, waar nodig als vervangende applicatie voor processen waarvoor geen eigen taakspecifieke applicatie beschikbaar is en/of als archivering applicatie. Naar verwachting zullen ongeveer 250 medewerkers gebruik gaan maken van het zaaksysteem.
Alle drie de organisaties gaan in verschillende variaties werken met Djuma Zaaksysteem, Djuma Teams, Djuma Klantcontactsysteem, Djuma Formulieren, Djuma Klantportaal, Djuma Bestuurlijke Besluitvorming en het Djuma Advanced Feature Pack. De implementatie zal voornamelijk getrapt, technisch zijn, maar ook afhankelijk zijn van de wensen van de individuele organisaties.
Van links naar rechts op de foto: Boy Scholten - Contractmanager SSC Ons, Leon van Oosterom - Projectleider, Debbie Bruijn - Gemeentesecretaris gemeente Westerveld, Suzan van der Zwaag - Gemeentesecretaris gemeente Zwartewaterland, Luuk van den Boom - Managing Director Visma Circle, Henry van der Woude - Gemeentesecretaris gemeente Dalfsen, Tim van Nimwegen - Sales Visma Circle, Eric Foppen - Strategisch Leveranciersmanager SSC Ons.
