door Wouter van den Eerenbeemt, op 3 februari 2026
Gemeente Bergen op Zoom gunde aanvang 2025 de opdracht voor de levering van een modern zaaksysteem, inclusief klantcontactfunctionaliteit, online formulieren en 24/7 bereikbaar klantportaal aan Visma Circle. De Eindhovense leverancier levert met Djuma een geïntegreerde oplossing inclusief bijbehorende bewezen agile implementatiemethodiek.
Bergen op Zoom is een gemeente met circa 70.000 inwoners en 8.500 ondernemers en bestaat uit de kernen Halsteren, Heimolen, Kladde, Klutsdorp, Lepelstraat en Bergen op Zoom. Begin 2025 was de gemeente op zoek naar een geïntegreerde oplossing die een zaaksysteem, een klantcontactsysteem, een dms, online formulieren en een digitaal inwoners/bedrijvenportaal combineerde.
Hiermee wilde de Noord-Brabantse gemeente gebruiksvriendelijkere digitale dienstverlening voor al haar inwoners en ondernemers borgen. Die verdienen tenslotte ook een eenduidige behandeling op alle kanalen van de gemeente. Daarnaast gaan medewerkers gebruiksvriendelijker en efficiënter werken; en daar plukt iedereen de vruchten van.
Djuma vervangt bestaande systemen en de data is geschoond en overgenomen. Daarnaast koppelt Djuma met diverse vakapplicaties op basis van zowel ZGW API’s als Zaak en Document Services.
De organisatorische implementatie is ook door Visma Circle verzorgd. Door middel van Heatmap-sessies hebben ze de staat van het digitale landschap en zaakgericht werken vastgesteld. Na een herijking vloeiden de nieuwe guidelines en werkafspraken hieruit voort. Hierna heeft de projectgroep van Bergen op Zoom zelf de inrichting van de nieuwe zaaktypen beetgepakt. Ook het bestuurlijke besluitvormingsproces is tegen het licht gehouden en geoptimaliseerd inclusief een koppeling met iBabs.
In december en in januari begeleidde de professionals van Visma Circle alle livegang-sessies, hierin krijgen medewerkers de benodigde training en maken zich de werkafspraken en uitgangspunten eigen. Na de afronding van deze livegang gaan Visma Circle en Bergen op Zoom nog met een Customer Journey aan de slag om een specifiek klantproces te verbeteren waarbij men zich verplaatst in de schoenen van de klant. Dat smaakt naar meer!
