door Wouter van den Eerenbeemt, op 15 juli 2022
De gemeente Arnhem en de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie sloten onlangs een samenwerkingsovereenkomst met Visma Circle. Doel is om tot de levering en organisatorische implementatie van Djuma Zaaksysteem en Djuma Klantcontactsysteem te komen. Voor eind 2022 implementeert Visma Circle bij de aangesloten organisaties Djuma en realiseert daarmee een moderne en gebruikersvriendelijke zaakgericht werken oplossing.
Gemeente Arnhem schreef de aanbesteding uit in samenwerking met De Connectie. De Connectie is een bedrijfsvoeringsorganisatie van en voor de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum. Ze voert bedrijfsvoeringsdiensten uit voor deze drie gemeenten, De Connectie zelf en enkele aangesloten derden.
Met de invoering van Djuma en de organisatorische implementatie vervangt de gemeente Arnhem het in 2014 aangeschafte systeem voor zaakgericht werken waar De Connectie sinds 2017 ook gebruik van maakte. In het huidige systeem zijn er ongeveer 350 zaaktypen opgenomen. Onder meer de bedrijfsvoeringsprocessen van Arnhem en de Connectie zijn hier ondergebracht. Deze processen worden sowieso door Djuma afgedekt, maar uiteraard is er genoeg ruimte om verbeteringen hierin door te voeren en nieuwe processen toe te voegen. Ook 90 online producten en dienstververleningsprocessen zijn nu belegd in het nieuwe zaaksysteem van de gemeente Arnhem.
Opgeteld bedienen de gemeente en bedrijfsvoeringsorganisatie 1.500 medewerkers en verzorgen de digitale dienstverlening voor 216.000 inwoners en 21.725 ondernemers.
Arnhem neemt naast het zaaksysteem ook Djuma Teams af, de beste combinatie van projectmatig én zaakgericht werken, hiermee ondersteunen ze nu al medewerkers die weliswaar gestructureerd maar vanwege hun functie of werkzaamheden nauwelijks zaakgericht hoeven te werken. Met Djumalytics NAW heeft Arnhem meteen een uitstekende methode in huis om de NAW-gegevens op binnenkomende documenten eenvoudig en foutloos te herkennen.
Tijdens de implementatie, die Arnhem nog voor het einde van 2022 wenst af te ronden, is er ruime aandacht voor het organisatorische deel. De inmiddels bewezen agile implementatiemethodiek van Visma Circle wordt hierbij ingezet om betrokken en enthousiaste medewerkers te garanderen en daarnaast de dienstverlening richting inwoners en ondernemers vergaand te verbeteren.
Het projectteam van Arnhem en De Connectie samen met vertegenwoordigers van Visma Circle.
