door Wouter van den Eerenbeemt, op 21 juli 2022
De gemeente ‘s-Hertogenbosch is onlangs live gegaan met haar nieuwe zaaksysteem Djuma. Visma Circle en ‘s-Hertogenbosch hebben een langlopende samenwerking op het gebied van de informatiehuishouding van de Noord-Brabantse hoofdstad. De gemeente ging hierbij niet over één nacht ijs en een belangrijke factor in het slagen van dit proces is de ruime aanwezige vakkennis bij de projectgroepleden en hun collega’s.
De eerste helft van 2021 stond in het teken van alle technische voorbereidingen, een goede planning is tenslotte het halve werk en daarnaast bleven de bestaande systemen nog gewoon in gebruik en beheerd. In de tweede helft van het jaar startte de projectgroep met de uitrol over alle betrokken sectoren van de gemeente.
Januari 2022 volgde de datamigratie naar Djuma. Een omvangrijke klus aangezien Den Bosch over een indrukwekkend arsenaal van koppelingen met specifieke vakapplicaties beschikt. Mede hierdoor hebben gebruikers van het zaaksysteem altijd een omvattend beeld van hetgeen er bij de inwoners en ondernemers van de gemeente speelt. Bij de migratie kwam de lokaal aanwezige expertise goed van pas. Projectgroepleden en andere collega’s van de gemeente bleken uitstekend in staat om zelf de koppelingen naar de andere systemen te leggen, waar nodig met ondersteuning van experts van Visma Circle.
Tijdens de migratie is er door slimme planning, inschatting en afstemming ook voor gekozen om een deel van de (gedateerde) data uit bestaande systemen meteen naar een digitale archiefruimte in SharePoint te verplaatsen. Daarmee ligt er meteen een goed doordachte scheiding tussen “live” data die dagelijks gebruikt en benaderd kan worden en data die een meer statisch en karakter heeft.
Het complexe proces van bestuurlijke besluitvorming is niet onberoerd gebleven, maar vanwege zijn omvang wel losgetrokken uit het hoofdproject. Ook dit proces is live gegaan en hierbij is zelfs een koppeling gelegd met de oplossing van Notubiz.
De projectgroep kijkt met veel trots terug op het doorlopen traject en heeft de organisatie nu uitstekend voorgesorteerd op de optimale digitale dienstverlening richting haar inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden!
