Topicus en Visma Circle ontzorgen onderwijsinstellingen met samenwerking

Op 12 januari gingen Topicus en Visma Circle een samenwerkingsverband aan. Met de ondertekening hiervan sluiten ze samen de keten tussen het studenteninformatiesysteem en duurzame archivering. Op basis van een nieuwe koppelingsstandaard sluiten ze hun SaaS-oplossingen Eduarte en Djuma naadloos op elkaar aan. Hiermee ontstaat een toekomstbestendig en opgeruimd studentendossier voor alle Nederlandse onderwijsinstellingen.

Met de samenwerking lossen ze een groot pijnpunt in de sector op: versnipperde informatie. Uit een onderzoek van onder meer de autoriteit persoonsgegevens uit de periode 2021-2023¹  blijkt dat er in de sector veel goede wil en expertise is, maar ook gevaren rondom het ongecontroleerd of onjuist inzetten van software (schaduw-it) en er zijn zorgen rondom privacy-bescherming van alle betrokkenen.

Daarnaast is er vanuit de sector zelf de veelgehoorde klacht dat docenten en medewerkers continu in te veel systemen, lijstjes of elders op zoek moeten gaan naar gefragmenteerde gegevens van studenten, leerlingen en deelnemers.

Op basis van de nieuwe uitwisselingsstandaard OKD (Onderwijs Koppeling Dossiers) slaan Visma Circle en Topicus de handen ineen om centrale dossiervorming en archivering mogelijk te maken. Een standaard die deze maand operationeel wordt tussen Djuma en Eduarte, waar de MOKA (Middelbaar Onderwijs Koppelingen Applicaties) van MBO digitaal controle op uitvoert en daarmee ook de standaard kan vormen tussen andere applicaties en centrale archieven.

Zo ontstaat er voor onze klanten één centrale bron van waarheid; documenten en dossiers vanuit Eduarte worden direct en automatisch aangemaakt en veilig opgeslagen in Djuma. Geen handmatige overdracht meer, maar een vloeiende datastroom.

Dit ruimt ook het probleem van informatie-eilanden op: dankzij de aanvullende integraties van Djuma met Microsoft Outlook en MS Teams borgt Visma Circle alle studentgerelateerde communicatie centraal. Nooit meer zoeken in mailboxen of losse chatkanalen; alles is vindbaar op één plek. Met haar roots in oplossingen voor de Nederlandse Overheid ontwikkelt Visma Circle haar SaaS-oplossing meteen vanuit de filosofie van compliancy by design: Djuma is een volledig gecertificeerde archiefoplossing die voldoet aan de strengste eisen van de Archiefwet en de AVG. Daarbij hoort ook ‘opruimen als je klaar bent’, Eduarte en Visma Circle borgen ook automatisering van de levenscyclus. Zodra een student zich uitschrijft, treedt automatisch de juiste vernietigingstermijn in werking. Zo voldoen onderwijsinstellingen zonder omkijken aan hun wettelijke verplichtingen.

Paul Gijzen, Business Owner Onderwijs, Visma Circle: “Ik ben zeer verheugd over deze samenwerking waarbij we met deze nieuwe industriestandaard, die perfect past binnen de OKx en OOAPI, direct onderwijsinstellingen kunnen ondersteunen met het professionaliseren van hun archief en studentendossiers.”

Marcel Maes, partnermanager, Topicus: “Deze samenwerking en integratie met Djuma van Visma Circle maakt gebruik van Eduarte Connect en past dan ook naadloos binnen onze visie om onderwijsinstellingen veilig en gestandaardiseerd te verbinden met andere oplossingen om een vlekkeloze informatievoorziening binnen de onderwijsinstelling te realiseren.”

Over Visma Circle

Visma Circle is expert in het realiseren van een moderne, digitale werkomgeving voor de publieke sector. Met hun platform Djuma bieden zij  een geavanceerde Enterprise Content Management (ECM)  en zaakoplossing die organisaties helpt informatie veilig, transparant en volgens de wet te beheren en processen te optimaliseren.

Over Topicus

Topicus is een innovatieve software-organisatie die met slimme IT-oplossingen maatschappelijke impact maakt. In de onderwijssector richten zij zich op het verbinden van mensen en data om het onderwijsrendement te verhogen. 

Samen bouwen we aan een veilige en efficiënte informatiehuishouding, zodat onderwijsprofessionals hun kostbare tijd weer volledig aan de student kunnen besteden.

Van links naar rechts en boven naar onderen: Marcel Maas, Relatiebeheerder New Business, Topicus, Paul Gijzen, Business Owner Onderwijs, Visma Circle, Gerben Hilberink, Managing Director, Topicus, Remi Scholten, Commercieel Directeur, Visma Circle

1) Link naar onderzoek Autoriteit Persoonsgegevens.