door Wouter van den Eerenbeemt, op 6 juli 2023
Waterschap Vallei en Veluwe wil invulling geven aan de doelstellingen rondom (digitaal) duurzaam informatiebeheer en (zaakgerichte) dienstverlening. De Saas-oplossing Djuma gaat helpen deze ambitie te realiseren. Onlangs koos Vallei en Veluwe voor Visma Circle en gingen zij van start met het implementeren van modern, gebruiksvriendelijk zaakgericht werken op basis van Djuma.
Waterschap Vallei en Veluwe beschermt en bedient 1,1 miljoen mensen in haar werkgebied, verspreid over 37 gemeenten. De randvoorwaarden voor het behalen van de doelstelling rondom (digitaal) duurzaam informatiebeheer en (zaakgerichte) dienstverlening die het waterschap zich stelt, is het hebben van een informatievoorziening die voorziet in de benodigde functionaliteit en optimaal integreert met de al bestaande voorzieningen.
Het waterschap zocht één nieuw geïntegreerd zaaksysteem dat voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers van Waterschap Vallei en Veluwe. Tijdens de aanbesteding toonde Visma Circle aan dat Djuma uitstekend voldeed aan de vereisten rondom dossiervorming, eenduidige relaties, proces informatie en uitgebreide managementinformatie.
Djuma gaat 650 medewerkers helpen bij het leveren van producten en diensten. Voor gebruikers wordt het eenvoudig om online formulieren te beheren. Ze kunnen via de SaaS-omgeving nieuwe zaken registreren en lopende zaken, documenten en gegevens van klanten uitstekend beheren. Denk hierbij ook aan het registeren en afhandelen van meldingen openbare ruimte.
Daarnaast biedt Djuma slim en efficiënt klantcontact, ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming en ondersteuning van projectmatig werken. Naar schatting verwerken de medewerkers van het waterschap jaarlijks ongeveer 14.000 zaken en 25.000 documenten voor hun 35 diensten/producten.
Waterschap Vallei en Veluwe koos ook voor Djuma op basis van de gebruiksvriendelijkheid (intuïtief systeem), goede en uitgebreide zoekfunctie, eenduidige informatiehuishouding. flexibiliteit met betrekking tot het inrichten en uitvoeren van processen, toekomstbestendigheid en de mate van integreerbaarheid in het bestaande ICT-landschap van het waterschap.
Visma Circle maakte het doorslaggevende verschil met haar unieke implementatiemethodiek waarbij ze samen met het waterschap veel zorg besteedt aan draagvlak en adoptie. Dat het Vallei en Veluwe dit serieus neemt, blijkt door het aanstellen van een specifiek hierop toegeruste eigen projectleider. Ook de integratie tussen Djuma en Microsoft Teams door middel van Djuma Teams én de ervaring binnen de waterschappen bleek van doorslaggevend belang voor de gunning.
Bronvermelding: Benno Wonink Fotografie
Bijschrift foto: Van links naar rechts: Wim van der Meer, Concernmanager Waterschap Vallei en Veluwe en directeur van Visma Circle, Marko Adema
