door Wouter van den Eerenbeemt, op 1 september 2022
In 2019 startte de implementatie van Djuma bij waterschap Aa en Maas. Onlangs rondden de betrokkenen de implementatie van de oplossingen van Visma Circle en hun verbeterde bedrijfsvoering af. Aa en Maas werkt 24 uur per dag met water. Dat doen ze met veel plezier en passie voor zo’n 778.000 inwoners, ondernemers en de natuur in het oosten van Brabant. Dagelijks onderhouden en inspecteren ze dijken, zuiveren ze 300 miljoen liter rioolwater en zorgen ze voor veilig, voldoende en schoon water. Maar de organisatie nam tijdens de implementatie geen genoegen met de status quo en wilde dat haar digitale dienstverlening net zo vanzelfsprekend werd als schoon water uit de kraan.
Tijdens de invoering van Djuma waren er 3 kernpunten waar bij het projectteam de focus op lag:
- faciliteren en optimaliseren van digitaal samenwerken
- verbeteren van de dienstverlening richting inwoners en ondernemers
- het opschroeven van de efficiency van bedrijfsvoering
Dit betekent dat niet alleen Djuma Zaaksysteem, Djuma Klantcontactsysteem en Djuma Formulieren worden ingezet, maar dat alle teams ook volledig opnieuw naar alle interne processen zijn gaan kijken met als doel deze te optimaliseren. Afdelingen gingen nadenken over hoe ze hun processen zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen inrichten teneinde de drie kernpunten te bereiken.
Daarbij faseerde ze ook de oude document management oplossing uit en vanuit Djuma zijn er diverse koppelingen met vak applicaties gelegd. Bijvoorbeeld voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, maar ook voor contract uitgifte.
Ook voor Visma Circle was het uniek om te zien dat een klantorganisatie de implementatie in deze vorm, zo uitgebreid en veelomvattend aanpakt. Dat was voornamelijk mogelijk door het enthousiasme van zowel de projectgroep als alle betrokken medewerkers.
Waterschappen zijn gezien hun dienstverlening en organisatiedoel erg gericht op projectmatig samenwerking zowel intern als met externe partijen. Daarom zullen projectmedewerkers van Aa en Maas ook gebruik gaan maken van Djuma Teams; de ideale combinatie tussen Microsoft Teams en het zaaksysteem van Visma Circle; Djuma. Flexibiliteit in combinatie met het op het juiste moment vastleggen van bestuurlijke of archiefwaardige informatie.
En die verbeterde dienstverlening, merkt daar ook de klant iets van? Jazeker! Meest sprekende voorbeeld is dat een wateropgave door boeren voor meer dan 95% is ingediend via het online formulier in het klantportaal van het waterschap. Voorheen deed men dat voornamelijk op papier, wat voor het waterschap natuurlijk inefficiënt en foutgevoelig werk met zich meebracht. De inwoners en ondernemers kunnen 24/7 hun aanvragen indienen en inzien en de bedrijfsvoering van Aa en Maas draait op volle toeren!
